Excel es una de esas herramientas que casi todo el mundo ha usado alguna vez, pero muy poca gente le saca realmente partido. La mayoría abre una hoja, escribe números… y poco más.
La realidad es que conocer algunos trucos básicos de Excel puede ahorrarte mucho tiempo tanto en el trabajo como en tareas personales. No hace falta ser un experto ni aprender fórmulas demasiado complicadas para empezar a mejorar tu productividad.
En este artículo vamos a ver 5 trucos sencillos pero muy útiles que cualquier persona que utilice Excel debería conocer. Pero antes de seguir leyendo puedes acceder a nuestros Cursos online de Excel.
1. Utiliza el autofill para ahorrar tiempo
Uno de los trucos más simples de Excel es el autorrelleno, también conocido como autofill. Aunque es muy básico, muchas personas no lo utilizan o directamente no saben que existe.
Por ejemplo, si escribes en una columna:
Enero
Febrero
Y seleccionas ambas celdas, puedes arrastrar el pequeño cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha hacia abajo. Excel continuará automáticamente la serie: marzo, abril, mayo…
Esto también funciona con:
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números
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fechas
-
días de la semana
-
secuencias simples
Cuando trabajas con muchas filas de datos este pequeño truco puede ahorrarte bastante tiempo.
2. Aprende a usar la función SUMA
Puede parecer algo muy obvio, pero todavía hay gente que suma números manualmente en Excel. La función SUMA permite sumar rápidamente un conjunto de celdas sin tener que hacerlo a mano.
Por ejemplo:
=SUMA(A1:A10)
Esta fórmula suma automáticamente todos los valores que se encuentran entre las celdas A1 y A10.
Además, Excel tiene una opción de autosuma que facilita todavía más el proceso. Solo tienes que seleccionar la celda donde quieres el resultado y pulsar el botón con el símbolo Σ.
Es una función básica, pero cuando trabajas con datos o presupuestos se vuelve imprescindible.
3. Convierte tus datos en una tabla
Muchas personas trabajan con listas largas de datos sin utilizar una de las funciones más útiles de Excel: las tablas.
Para convertir un rango de datos en una tabla solo tienes que seleccionarlo y pulsar:
Ctrl + T
Esto hace que Excel organice la información como una tabla estructurada. Entre sus ventajas están:
-
filtros automáticos
-
mejor formato visual
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organización más clara
-
fórmulas que se aplican automáticamente a toda la columna
Puede parecer un detalle pequeño, pero cuando una hoja empieza a crecer en datos se agradece mucho.
4. Utiliza los filtros para encontrar información rápido
Cuando tienes una hoja de cálculo con muchos registros, encontrar algo manualmente puede ser bastante pesado.
Para solucionar esto, Excel permite aplicar filtros automáticos en cada columna.
Solo tienes que seleccionar la fila de encabezados y activar la opción de filtro en el menú de datos. Aparecerán pequeñas flechas en cada columna que permiten:
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ordenar datos de mayor a menor
-
filtrar por texto o números
-
buscar valores concretos
Este truco es especialmente útil en hojas con listas de clientes, productos o informes.
5. Usa atajos de teclado para trabajar más rápido
Aprender algunos atajos de teclado de Excel puede acelerar bastante el trabajo diario. Al principio puede que no te acostumbres mucho, pero cuando empiezas a utilizarlos es dificil volver atrás.
Algunos de los más usados son:
Ctrl + C → copiar
Ctrl + V → pegar
Ctrl + Z → deshacer
Ctrl + T → convertir en tabla
Ctrl + flechas → moverte rápidamente por la hoja
Son pequeños detalles, pero sumados pueden ahorrarte bastante tiempo.
Conclusión
Excel es una herramienta muy potente, pero no hace falta dominar funciones avanzadas para empezar a sacarle partido.
Conocer algunos trucos básicos de Excel, como el autorrelleno, la función SUMA o el uso de tablas y filtros, ya puede marcar una gran diferencia a la hora de trabajar con hojas de cálculo.
Si estás empezando con Excel, lo mejor es ir aprendiendo poco a poco este tipo de trucos. Con el tiempo descubrirás que muchas tareas que antes parecían complicadas se pueden hacer en cuestión de segundos.
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