La auditoría BRC –British Retail Consortium– corresponde a uno de los estándares más exigentes en materia de calidad y seguridad alimentaria en Europa. Esta exigencia se vio intensificada en la revisión del estándar en 2018, lo que demanda un nivel mayor de compromiso de las empresas del sector para garantizar alimentos sin riesgos para la salud.
Por ello, la preparación es la clave. De hecho, el gran sueño para un responsable de calidad que afronte una próxima auditoría BRC es que todo este bien dispuesto y no surjan no conformidades antes de la auditoría. El nerviosismo es inevitable en una primera auditoría BRC; y lo es tanto para el responsable como para el resto de empleados. Estar bien preparado ayuda a focalizar los esfuerzos y a que todos se sientan más seguros.
Hoy compartimos seis consejos que pueden seguirse desde el sector para allanar el camino hacia la certificación BRC.
¿Cómo preparar la auditoría BRC ?
Preparar una auditoría que demuestre conformidad con la norma BCR puede ser un proceso menos estresante si se siguen las siguientes 6 pautas:
1. Conocer a los auditores
El auditor no es el malo de la película. Es la persona que más sabe sobre los requisitos del estándar y su conformidad. Por ello es importante saber cuál es el trabajo que realizan y cómo lo hacen.
La mayoría de los auditores, en los diferentes sistemas de seguridad alimentaria, conservan una distancia prudente con sus auditados. Esto no impide que el auditor trate de ayudar a la empresa auditada. De hecho, es una de sus funciones. Mientras no se comprometa la integridad de la auditoría BRC, el auditor hará lo posible para que la empresa obtenga la certificación.
2. Lograr el compromiso de la empresa con la calidad
La auditoría BRC es un reto que requiere el compromiso de toda la empresa desde el director hacia abajo. Esto se demuestra en la gestión de la calidad, que incluye conservar evidencia documentada del cumplimiento de los requisitos.
Pero hay otras cosas que demuestran compromiso. La presencia del director, gerente o propietario durante la auditoría, resolviendo las inquietudes de los auditores y apoyando al responsable encargado, es una de ellas.
Es preciso entender que la auditoría y los auditores son elementos que contribuyen a la mejora del sistema y no un obstáculo para la empresa. La auditoría es un proceso cooperativo en el cual los auditados también tienen derecho a cuestionar, respetuosamente por supuesto.
3. Conocer los objetivos y las brechas
La auditoría, en caso de ser satisfactoria, certifica que la empresa ha alcanzado la conformidad con todos los requisitos del estándar BRC. Por ello, prepararla implica realizar un análisis de brechas que permita saber qué falta para alcanzar esa conformidad. Y, lógicamente, es preciso responder con medidas apropiadas para resolver aquellas faltas halladas.
Para obtener ayuda con este punto, se puede utilizar una lista de verificación o autoevaluación que siga uno a uno los requisitos del sistema y de la norma. Es importante tener en cuenta que no todo tiene que estar al cien por cien perfecto. Pero eso que falte no debe ser significativo y debe ser subsanable con facilidad.
4. Formar y sensibilizar a los trabajadores clave
Las personas hacen una empresa. Y el conocimiento y la consciencia de esas personas es factor clave en la seguridad y la calidad de los alimentos. Esto significa que se deben establecer necesidades de formación en todas las áreas. Estas necesidades, así como los programas que se implementen para satisfacerlas deben ser documentados y registrados. El auditor lo exigirá como evidencia del cumplimiento del requisito.
5. Aportar evidencia suficiente
El papel de la empresa en la auditoría BRC es aportar evidencia de la conformidad con los requisitos de la norma. El auditor puede tomar esta evidencia mediante la observación, los documentos o las entrevistas, por lo que estos tres frentes deben estar cubiertos.
Es importante contar con todas las especificaciones técnicas, listas de ingredientes, registros completos, resultados de pruebas y criterios de aceptación, en el momento de la auditoría.
La evidencia siempre debe estar disponible. Si se trata de un documento, no es buena señal que un empleado tarde horas buscándolo para suministrarlo. Igual sucede para un procedimiento o para unas especificaciones técnicas. El auditor no tomará como válida una evidencia cuando, por ejemplo, esta se base en un documento que dice que un análisis de laboratorio está en trámite.
6. Responsable capacitado
En principio, todos los empleados deben estar preparados para resolver las preguntas de los auditores. Pero es preciso que uno de ellos, el responsable, tenga un conocimiento profundo sobre la norma y sobre la operación de la empresa para guiar el proceso de preparación ante la auditoría BRC.
Si este profesional conoce profundamente los requisitos de la norma y el proceso de implementación y auditoría de la misma, será mucho más fácil superarla con éxito.
Por ello, es recomendable formarse con un programa especializado, como el Curso Auditoría e Implantación de la Norma BRC (Food Version 7) de Asesoría Plan-A. Este es un programa 100 % online y permite al estudiante aprovechar el momento y el lugar que considere más apropiado para su formación.
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